1. Spotkaj się face to face
- Face to face - najlepszy sposób, bo pozwala również na komunikację niewerbalną. Dzięki temu łatwiej się nam nawzajem porozumieć i szybko wyjaśnić ewentualne nieścisłości.
- Face to face - video - w naszej pracy zwykle pracujemy zdalnie, więc spotkanie się na żywo w cztery oczy nie zawsze jest możliwe. Zoom jest dobrą alternatywą w takim przypadku, ale pamiętaj - włącz kamerkę!
- Zdalnie - audio - nie każdy będzie chciał lub miał możliwość włączyć kamerkę. W takim przypadku zostaje nam audio. Tracimy część komunikacji niewerbalnej, ale i tak jest to lepsza opcja niż ostatnia na tej liście. Dodatkowo, nawet jeśli druga osoba nie włączy kamerki, dobrze będzie, jeśli chociaż my ją włączymy, dając feedback.
- Slack - pozornie najłatwiejsza i najszybsza z opcji. Pozornie, bo jest cała masa rzeczy, które mogą pójść nie tak:
- Brak komunikacji niewerbalnej sprawia, że łatwo o złą interpretację i nadanie wiadomości niewłaściwego tonu.
- Dając w ten sposób feedback, nie mamy często żadnego sygnału, że zostaliśmy dobrze zrozumiani.
- Nie mamy przestrzeni na doprecyzowanie kontekstu, dodanie czegoś lub wyjaśnienie.
- A jeśli ktoś faktycznie dopyta o te kwestie, to okazuje się, że tracimy czas na pisanie wiadomości na Slacku, podczas gdy w cztery oczy załatwilibyśmy temat w kilka minut.
2. Zadbaj o okoliczności (czas, przestrzeń i nastrój)
Oboje miejcie na to czas:
- Najlepiej dawać feedback bezpośrednio po jakimś wydarzeniu. Jeśli pójdziemy do kogoś i powiemy: słuchaj, w czwartek w zeszłym tygodniu, na refinemencie, była taka a taka akcja i trochę nie zrozumiałem, o co Ci chodziło, to nie możemy liczyć, że ktoś będzie pamiętał szczegóły takiego spotkania i potrafił się do niego odnieść. Warto jednak zrobić sobie kilka minut przerwy, zanim przekażesz feedback.
- A może jesteście w trakcie spotkania i chcesz dać komuś feedback? Zwykle nie jest dobrze udzielać feedbacku na spotkaniu przy wszystkich. Nie każdy czuje się komfortowo, kiedy dostaje feedback przy innych. Nawet ten pozytywny.
- Kiedy osoba, której chcesz dać feedback, jest czymś wyraźnie zajęta, śpieszy się gdzieś albo już kończy pracę - spróbuj umówić się na spotkanie w najbliższym dogodnym terminie - może to być za kilkanaście minut lub nawet następnego dnia. Nie jest to sytuacja idealna, ale jeśli dasz komuś feedback, kiedy ktoś nie ma na to czasu, to zwyczajnie nie zostaniesz wysłuchany/a.
Znajdź odpowiednie miejsce:
- Nie jest dobrze dawać feedback w sali pełnej ludzi, zadbaj o to, byście mogli porozmawiać w cztery oczy.
- Moment i miejsce na feedback trzeba wyczuć, nie rób tego np. gdy ktoś ma zamiar wejść do toalety, nawet gdy korytarz jest pusty.
- Nie znaczy to, że masz rezerwować salkę konferencyjną, po prostu postaraj się, żeby nikt wam nie przeszkadzał.
Niech będzie spokojnie:
- Jeśli widzisz, że ktoś jest pod silnym wpływem emocji - warto odczekać kilka minut, dać czas na ochłonięcie.
- Kiedy widzisz, że ktoś się źle czuje, jest zmęczony lub ma zły humor, możesz umówić się na rozmowę następnego dnia.
- Powyższe dwa punkty zastosuj również do siebie. Udzielanie feedbacku w złym humorze może mieć efekt odwrotny od zamierzonego.
3. Uzyskaj zgodę na feedback
Zanim komukolwiek udzielimy feedbacku, powinniśmy się najpierw upewnić, że osoba, której feedbacku chcemy udzielić, jest na niego otwarta i nas wysłucha. Dlatego warto zawsze zacząć od pytania w rodzaju:
Słuchaj, chciałem Ci dać feedback, czy możemy porozmawiać?
Takie pytanie uprzedza drugą osobę o tym, że teraz usłyszy feedback i będzie na to w pewien sposób gotowa. Świadomie nas wysłucha i będzie mogła wyciągnąć wnioski. Upewniając się - zmniejszamy też prawdopodobieństwo, że zajdzie jakieś nieporozumienie.
4. Skup się na faktach
Kiedy już dajemy feedback, to skupmy się na tym, żeby nie oceniać drugiej osoby. Nie mówmy o tym, że ktoś coś zrobił naszym zdaniem źle. Opisujmy sytuację, zachowanie i wskazujmy na efekt tego zachowania.
5. Parafrazuj
Parafraza, czyli ujęcie we własne słowa tego, co usłyszeliśmy, jest świetną techniką prowadzącą do wzajemnego zrozumienia. Pomaga nie tylko się zrozumieć, ale też pokazuje, że naprawdę usłyszeliśmy, co druga strona ma do powiedzenia. Parafraza jest sposobem na dotarcie do potrzeby drugiej strony. Jak to się sprawdza w przypadku feedbacku?
Jeśli dajesz feedback odnośnie jakiejś wypowiedzi, możesz zacząć od parafrazy:
Zauważ, że w tym przypadku feedback został dany nie wprost, ale przy użyciu parafrazujących pytań i prośby. Jaki będzie jego efekt? Osoba, która na poprzednim spotkaniu po prostu skrytykowała zadania do zrobienia, na kolejnym spotkaniu przedstawi argumenty, a spotkanie może okazać się o wiele bardziej efektywne.
Kiedy nie parafrazujemy, trudniej jest dojść do sedna sprawy i rośnie frustracja, bo obie strony mają wrażenie, że nie są rozumiane.
Jeśli otrzymałeś feedback, również go sparafrazuj, żeby upewnić się, że dobrze go zrozumiałeś.
